Pengenalan Sistem Informasi dan Strategi Organisasi

Apa itu ‘sistem informasi’?

Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.

1. Pentingnya Sistem Informasi

Di zaman yang modern ini, sistem informasi sangat berpengaruh dalam kehidupan manusia. Sistem informasi memiliki suatu tujuan, yaitu mempermudah kehidupan manusia khususnya dalam bidang organisasi dan bisnis. Manusia menggunakan sistem informasi untuk saling memperoleh dan berbagi informasi dengan praktis, memajukan dan mengembangkan organisasinya, menciptakan inovasi bisnis yang baru, dan masih banyak lagi.

2. Dampak Teknologi Informasi Terhadap Organisasi dan Peranan Sistem Informasi

·         Minimize risk

Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada diluar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.

·         Reduce costs

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:

o    Eleminasi proses

Implementasi berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.

o   Simplifikasi proses

Berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan order.

o   Integrasi proses

Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan kepuasan pelanggan juga).

o   Otomatisasi proses

Mengubah proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.

·         Add Value

Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.

·         Create new realities

Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e–commerce, e–procurement, e–customer, e–loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

·         Expanding business

Dapat meningkatkan promosi (melalui media sosial dan website jual-beli online) sehingga lebih dikenal masyarakat luas. Dengan meningkatnya promosi, penjualan pun juga akan meningkat.

3. Keuntungan Teknologi Informasi pada Organisasi

• Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll. Selain itu, penggunaan IT akan menghindarkan kesalahan pengolahan data perusahaan yang disebabkan oleh kelalaian sumber daya manusia (human error).
• Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperpendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.
• Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar, bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.
• Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat biaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
• Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi di semua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.

4. Sistem Informasi Untuk Kebutuhan Kompetitif

Sistem informasi juga menjadi senjata tambahan bagi suatu perusahaan untuk menjadi lebih unggul dari kompetitor, sistem informasi dapat membantu mempercepat dan memudahakan setiap proses yang dilakukan perusahaan maupun pelanggan sehingga perusahaan tersebut dapat lebih unggul dibandingkan perusahaan lainnya. Tujuan akhir dari penciptaan keunggulan / value tidak sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka panjang.

Contoh: 

Dalam dunia perbankan contohnya, dengan adanya e banking klikBCA yang memiliki fitur lengkap bagi pelanggannya dalam membantu transaksi dimana saja dan kapan saja menjadi poin tambahan penting bagi perusahaan untuk lebih unggul dari yang lain karena orang-orang akan lebih tertarik untuk menggunakan BCA dibandingkan yang lain.

5. Strategi Kompetitif dan Sistem Informasi Strategi

Sistem Informasi Strategis (SIS) adalah dukungan terhadap sistem yang ada dan membantu dalam mencapai keunggulan kempetitif atas pesaing organisasi dalam hal adalah tujuan. Sistem informasi dapat mempengaruhi aktivitas bisnis suatu organisasi atau perusahaan secara keseluruhan sehingga dapat membantu perusahaan dalam persaingan bisnis dengan perusahaan lainnya.
Hal tersebut menghasilkan sistem informasi jangka panjang (strategis), sistem informasi yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategis dari organisasi atau perusahaan bisnis.
Jadi, sistem informasi strategis dapat berupa sistem informasi apapun yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif, atau untuk memenuhi tujuan strategis organisasi lainnya. 

Dengan adanya aplikasi teknologi informasi perusahaan dapat meningkatkan kinerja operasional dan manajemen. Teknologi seperti otomatisasi kantor, otomatisasi pabrik, sistem pemrosesan transaksi dan sistem manajemen database berpengaruh pada kualitas organisasi. Teknologi informasi dapat dijadikan alat untuk membantu perusahaan dalam memenangkan persaingan.